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那十几份附件, 其格式还各自不同、互不相同, 在完成单次录入操作之后方才发觉某一个数据字段发生了填写错误, 随即又必须返回去从头开始翻阅那些原始文件——这构成了绝大多数报关人员在每一个平常日子里所经历的日常工作状态。

重复录入才是最大耗时环节

发票呈现的是PDF文件格式, 箱单采用的是Excel电子表格格式, 提单则是扫描件形式, 除此之外还包含几张清晰度较差的拍摄照片。

针对这些单据进行的操作包括打开文件、复制内容、录入信息以及核对数据。对于其中任意一张单证的处理而言, 最少需要耗费半个小时的时间。当处理数量达到十张单证时, 大半天时间就这样流逝掉了。

真正让人担心的, 是当录制工作完成后进行核对时, 如果发现数量或者总金额没有办法对上, 那就不得不重新翻阅之前保存的那十几份附件材料去挨个查找具体的问题所在。尤其是当业务处理的订单量大幅度增加的时候, 工作人员根本就来不及应对各种繁杂的事务, 这种情况下相关的错误率也会随着工作的推进而一起上升。

AI先帮你把数据抓出来

现在有像海管家HAI关通这种的AI报关系统, 只要你把草单还有发票还有箱单还有合同还有提单一上传, 系统就能直接把船名或者航次这些信息帮你提取出来，能把港口信息帮你提取出来, 能把件毛体数据帮你提取出来, 能把HS编码信息帮你提取出来, 能把成交方式细节帮你提取出来, 还能把运输条款情况也一并给你提取得清清楚楚的。

不管是PDF格式, 还是Excel表格, 亦或是图片以及扫描件, 这些类型的文件都能够进行处理。人工智能技术会率先完成数据的提取工作, 而后由负责关务的人员仅仅执行确认这一个步骤, 彻底不需要再逐条地进行手动输入, 如此便直接节省了那些原本必须重复进行的劳动工作量。

难点不是抄单是看懂数据

文件里面写着 LA Port 这几个字, 那么在申报的时候就得去匹配标准港口代码。如果是写纯铜锁芯的话, 就还得在申报要素里面把材质给补上去。仅仅靠 OCR 技术把那些文字认出来, 这一点是远远不够的。

在箱单文件当中, 目前仅仅包含的是商品单位 PCS、包装单位 CTN 以及相对应的数量项目而已, 并且该流程中还涉及到了成交价格数量的总数与法定要求数量两者之间的具体换算操作, 由于系统需要依据相关的报关管理规定来执行复杂的逻辑判断推理工作, 所以这个任务绝对不是凭借简单的文字图像识别技术就能轻松完成的。

数据对不上系统提前喊你

实际上, 存在许多的差错并不是因为没有填写内容, 而是由于不同的单据之间的数据无法达到相互匹配的状态。单价乘以数量所得出的结果不应该不等于总价, 毛重的数值不应当比净重的数值更小, 同时成交所使用的单位与法定单位之间如果出现了对应错误的情况, 人工操作人员很难仅凭一眼扫视就能够轻松发现这些问题。

系统会进行自动扫描, 并且标出那些异常的字段, 直接告诉你是问题出现在哪一份文件里以及哪一个数据上。关务人员是不用在十几份附件里面慢慢翻阅的了, 直接进行定位和核对就可以了。

识别完直接进申报流程

先是把识别、填充, 还有校验这些东西, 全部走完以后呢, 系统里最后生成的那些数据, 就直接就符合那个单一窗口以及电子口岸里面的格式要求了, 然后你按一下暂存键, 它就能进到申报流程里去去了, 根本不用再专门去整理。

在申报操作启动之前, 系统会自动生成一个用于核对的PDF格式文件发送给客户以进行确认。等到最终通关放行之后, 报关单以及放行的票据便随之产生完毕。通过整个业务链条的流转, 操作人员所投入的时间仅仅集中在处理那些真正需要依靠个人经验来进行判断的特殊异常情况上面。

哪些企业该用怎么接入

对于那种每天的单据处理量非常大、负责录入订单的工作人员人手不足、而且新人的培训时间又特别长的企业来说, 是最应该考虑安装的。

SaaS版这种模式, 特别适合报关行或者是大型的进出口企业, 以及那些自己进行报关操作的货代公司来使用。而API版, 则更适合那些本身已经在使用ERP系统, 或者已经有了自己研发的系统, 直接通过接口接入进来的企业。

在目前这个阶段, 最为稳健合理的商业操作形式是让AI技术去处理那些日常重复性的工作量, 由工作人员集中精力监控并识别系统产生的异常情况来做出最终的人工判断, 切勿不切实际地期待人工智能能够将人类角色完全取缔。

对于选型的具体软件系统而言, 需要重点关注的核心指标包括对各类单证的广泛覆盖广度、数据识别的高准确率表现、基于业务规则进行严格校验的执行力强弱, 以及是否具备顺利对接后续申报环节的技术兼容性能力。

请问, 你所在的团队, 目前在一件报关单的业务流程中, 从最初接获订单到正式完成申报动作, 平均总共需要消耗多少小时的时间长度, 你可以选择在评论区当中发表你自己的看法和意见, 如果觉得此条内容对你有帮助的话, 顺手给予一个点赞操作并且转发给你身边的同事同事。