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等你把报关单上的资料都改好, 是不是直接就点那个保存按钮然后收拾东西下班走人了?

很多做跨境电商的卖家朋友就是因为这么干, 结果被海关那边给驳回了, 退税的钱也对不上账, 这问题根源就在于, 改了报关单后边没一项一项去仔细核对订单到底是个什么状态, 你看推送过去的系统和实际申报填的那些数据完全就对不上了。

改完单先查推送有没有成功

在订单的商品名称、数量、成交金额以及收发货人信息全部修改完毕之后, 系统会自动生成一份变更报文, 并将其推送给海关端。你需要确认报文推送是成功的, 并且对方已经完成接收工作, 绝对不能出现超时、推送失败或者数据缺失这些情况。

如果推送没有成功的话, 系统里面留下的还是旧的数据, 新旧数据混合在一起上报给海关去处理, 海关方面直接打回, 驳回这个环节几乎就是必然的结果。

操作步骤是非常简单的, 在完成保存动作之后, 大家需要密切关注一下推送进度条的情况, 并且顺手记录一个推送流水号, 这个行为是为了给后面在出现异常时候进行溯源提供方便。

如果有万一种情况是系统显示出失败的界面或者提示, 那么第一步是要先去检查网络连接是不是存在问题以及和对接接口的状态是否属于正常状态, 接着就需要把刚才未成功的任务重新再推送一次, 只有当确认数据通道已经成功通畅无误之后, 才可以继续进行后续的操作步骤, 绝对不要为了贪图眼前的省事而去跳过这关键的检查一步, 如果不这样做的话, 在后面进行问题排查的时候将会面临更加复杂和麻烦的情况。

监管方式字段要同步更新

0110、这9610、9710、9810这四种代码, 是海关法定的出口监管方式代码, 不是什么商业套餐可以随便切换的。在进行改单操作时, 贸易模式既然发生了改变, 这个字段就必须跟着进行调整。

例如之前走的流程是9810海外仓, 现在被改成了0110一般贸易。如果你不对其进行更新处理, 那么申报类型就跟实际发生业务的真实情况对不上号, 一旦海关进行核查, 就会被判定为单证不符。

改完后, 请大家务必重点去检查一下申报端口方面, 是不是已经同步地接收到了新数据。如果各个字段里面没有更新好的话, 海关系统在那边读取到的就会依旧是旧的模式。

在这个时候, 一旦单证进行比对就很容易暴露出问题, 不仅会被驳回, 而且在后续的退税审核环节也会卡在这一步骤上无法顺利推进, 这样的话会导致整个业务链条全都彻底堵塞住、完全行不通的情况发生。

单据匹配校验别跳过

系统会自动对订单数据、推送数据以及预申报数据这三者之间的商品名称、规格等级、数量信息、成交金额以及收汇方式进行比对操作, 如果发现其中的任何一项存在不一致的情况, 那么系统就会弹出匹配异常或者数据冲突的提示信息给操作人员, 在这种时候操作人员千万不要强行进行后续的数据推送动作, 应该一个字一个字段地去仔细对比新旧数据的差异之处, 找到那个出现错误的具体字段并将其修改正确, 等到确认所有的校验环节都已经全部顺利通过之后, 才可以继续执行下一步的操作流程。

这步工作要是没有做好, 那么后续退税环节就容易出现直接崩溃的情况, 财务部门所拿到的申报数据和实际订单情况会无法对应, 对账工作就没法顺利完成, 税务核实审查也不会通过, 最后整个流程只能全部推翻并且返工, 时间成本和沟通成本就会成倍增加, 整个过程会特别消耗人的精力。

锁定节点别硬改

一旦订单进入到了申报节点, 或者是待放行节点, 又或者是已结关节点, 系统就会直接把数据锁死, 不允许进行修改。这时候, 如果你执意要去强行修改那些底层数据, 很有可能会出现两种情况, 第一种情况是完全无法改动成功, 第二种情况是看起来改了, 但实际上并没有生效。

不仅如此, 这一操作还会触发海关端下发的数据异常警示信号, 导致稽查风险直接上升到最高点, 使得后续所有关联的单据都需要被放在重点监控的范围之内进行紧盯。

如果碰到了锁定的情况, 想要去进行修改, 正规的方法是按照海关的规定申请解锁, 或者是撤销原来的申报然后再重新进行操作。在结关之后再反复地去修改核心字段, 成功率是非常低的, 而且容易留下痕迹被稽查, 真的没有必要去冒这个险, 走合规的流程会更加稳妥。

改单记录必须留全

合规方面的要求是, 那些数据在修改之前和修改之后存在差异的情况, 还有变更的日志, 必须从开始到结束都留下痕迹进行记录, 不能只是把最终修改好的结果留下来。

具体的修改时间、具体进行操作的人是谁、具体修改了哪几个字段、在修改之前的数值是多少以及修改之后的数值变成了多少, 这些内容每一项都必须完整保留, 缺一不可。

这是因为这些内容是海关在进行核查时、财务在对账时、以及税务在进行核验时的非常硬性且必不可少的凭证证据, 如果少了其中的任何一项, 那么在后续解释说明时就无法把情况说清楚。

完成操作以后, 把变更日志留存下来, 把推送记录保存好, 并且把校验结果的截图也存起来, 然后要按照订单号来进行归档和整理工作, 财务人员进行月末对账的时候需要用到这些材料, 税务部门在年度核验的时候也需要用到这些材料, 要是拿不出来这些东西的话, 那么会出现非常麻烦的情况, 不要等到审计人员来要求提供资料的时候, 再去找半天结果却找不到。

你在上一次完成修改提交之后, 有没有对着这五个状态一个一个都检查清楚过呢? 要是遇到那些因为被驳回, 或者退税金额怎么都对不上的情况, 你可以到评论区里面去好好聊聊你踩过的那些坑, 要是你觉得这些内容确实对你有用, 那就顺手点一个赞, 再把它转给你的财务人员还有业务同事去看一看。